第一百九十三條 本規程所稱案卷是指專利行政管理部門在處理專利案件過程中形成的文書檔案。

第一百九十四條 專利行政管理部門應當按照一案一號、一案一卷的原則立卷，并及時予以歸檔，對案卷實行集中統一管理。 專利行政管理部門應當對專利案件進行統一編號，案號由機關代字、年度、案件類型和序號依次組成。其中年份、序號用阿拉伯數字標識，年份應標全稱，用圓括號“（）”插入，序號為年度流水號，不編虛位，序號前不加“第”字；案件類型包括專利侵權糾紛行政處理案件、假冒專利行政處罰案件、專利糾紛調解案件和行政復議案件，分別編為“糾”字、“罰”字、“調”字、“復”字。

第一百九十五條 專利案件的主承辦人員為立卷人，負責收集材料、整理立卷。 專利行政管理部門負責法制工作的機構負責人為立卷責任人，負責檢查卷宗質量，并監督立卷人按期歸檔。

第一百九十六條 立卷人應當自立案之日起開始收集涉案文書材料，著手立卷工作。案件辦結后，認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，若發現法律文書不完備的，應當及時補齊或者補救，并去掉與本案無關的材料，再行排列整理。 專利行政管理部門制作的各類法律文書，應當使用標準A4號辦公紙。

第一百九十七條 入卷的文書材料，除有部門負責人批示的以外，一般只保存一份。

第一百九十八條 專利侵權糾紛案卷的文書材料按照下列順序排列： （1）卷宗封面； （2）卷內目錄； （3）立案審批表； （4）受理通知書； （5）答辯通知書； （6）處理請求書及附件； （7）答辯書及附件、中止處理申請書； （8）雙方當事人法定代表人身份證明、授權委托書； （9）執法人員詢問、調查取證材料； （10）中止處理通知書； （11）恢復處理通知書； （12）口頭審理通知書、回執和公告； （13）口頭審理筆錄； （14）合議組評議筆錄； （15）處理決定書或者調解、和解協議； （16）撤回請求申請書； （17）結案通知書； （18）送達回執； （19）備考表； （20）證物袋； （21）卷底。上述材料中未盡項目，可以根據實際情況，按照形成文書材料的時間順序排列。 其他專利案件的案卷文書材料，可以參照前款規定的順序排列。 備考表是案卷內文件狀況的記錄，內容包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。

第一百九十九條 案卷文書材料按順序排列后，應當逐頁編號。頁號一律用阿拉伯數字編寫在文字頁面的正面右上角。卷宗封面、卷內目錄、備考表、證物袋、卷底不編號。

第二百條 卷宗裝訂前，要對文書材料進行全面檢查。材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制；訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙；紙張過大的材料要修剪折疊；加邊、加襯、折疊均以A4紙為準；對于字跡難以辨認的材料，應附上抄件；外文材料應附中文譯文；需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙，郵票不得取掉；文書材料上的金屬物必須剔除干凈。 卷宗用線繩三孔一線裝訂，并在卷底裝訂線結扣處粘貼封志，由立卷部門和檔案管理部門加蓋騎縫章。

第二百零一條 立卷人應當在案件結案后3個月內完成案卷的整理和裝訂，經立卷責任人審核后向本部門檔案管理機構移交歸檔。案卷接收人應當認真檢查驗收，按照檔案管理規定辦理交接手續；卷宗質量不符合規定的，應當退回立卷人重新整理。

第二百零二條 案件的錄音、錄像材料，應當按照磁性載體檔案管理辦法另行管理。立卷人應當編制相應的材料說明，注明聲像材料的種類、數量、主要內容、檔號等，歸入同案案卷。 案件的證物材料，能立卷的隨卷裝訂；無法裝訂的可裝入證物袋，標明證物的名稱、數量、特征、來源；不便立卷的作為實物檔案另行管理，由立卷人拍攝照片并編制說明，注明該證物材料的名稱、型號、數量、特征、來源、檔號等，歸入同案案卷。

第二百零三條 已歸檔的案卷由檔案管理人員負責統一管理。 已歸檔的案卷，不得從卷內抽取材料。確需增添案件文書材料的，經立卷責任人同意，由立卷人與檔案管理人員共同拆卷辦理。

第二百零四條 專利行政管理部門應當制定專利案卷檔案利用和借閱制度，由檔案管理人員按照規定借閱案卷檔案： （一）專利行政執法人員因辦案需要，可以借閱本單位案卷檔案； （二）案件當事人或者代理人需要查閱有關案件材料的，經專利行政管理部門同意，可以借閱案卷檔案； （三）司法機關、政府部門等單位需要查閱有關案件材料的，憑單位公函并經專利行政管理部門同意，可以借閱案卷檔案。 案卷內容涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的，原則上不向外借閱；確需查閱的，應當經專利行政管理部門負責人書面批準。