批準文件：
各市、縣（市、區(qū)）勞動和社會保障局、檔案局： 
全省開展機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革以來，各地按照國家和省有關檔案管理的規(guī)定，在參保單位和參保職工的養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作方面取得了一定的成績，為進一步規(guī)范和完善養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的管理，提升檔案管理的標準化和現(xiàn)代化水平，現(xiàn)將《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理暫行辦法》印發(fā)給你們，希認真貫徹執(zhí)行。 

第一章 總 則

第一條 為加強全省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險業(yè)務檔案（以下簡稱養(yǎng)老保險檔案）的管理，有效地保護和利用檔案，促進養(yǎng)老保險檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，為機關事業(yè)單位社會保險事業(yè)的發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》、《社會保險費征繳暫行條例》和《江蘇省機關事業(yè)單位社會保險業(yè)務規(guī)程（暫行）》等規(guī)定，結(jié)合我省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險經(jīng)辦工作的實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的養(yǎng)老保險檔案，是指各級機關事業(yè)單位社會保險經(jīng)辦機構(gòu)（以下簡稱經(jīng)辦機構(gòu)）在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務工作中所形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。

第三條 養(yǎng)老保險檔案真實記錄了經(jīng)辦機構(gòu)從事養(yǎng)老保險業(yè)務工作的過程，是國家檔案的重要組成部分，也是做好養(yǎng)老保險工作的重要依據(jù)和必要條件。養(yǎng)老保險檔案管理工作是經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務管理工作的重要組成部分，各級經(jīng)辦機構(gòu)應遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，把養(yǎng)老保險文件材料整理歸檔工作列入有關人員崗位責任制，加強對養(yǎng)老保險檔案的管理，確保養(yǎng)老保險檔案的完整、安全，并積極提供利用，為機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險工作服務。

第四條 養(yǎng)老保險檔案管理工作由各級經(jīng)辦機構(gòu)具體負責，在業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門和勞動保障行政部門的監(jiān)督和指導。

第五條 本辦法適用于本省各級經(jīng)辦機構(gòu)。

第二章 檔案機構(gòu)及職責

第六條 各級經(jīng)辦機構(gòu)必須重視檔案工作，應配備專職或兼職的檔案管理人員，有條件的地區(qū)，經(jīng)辦機構(gòu)可單獨設立檔案管理科（室）。配備的檔案管理人員須符合政治可靠、檔案事業(yè)心強、熟悉檔案管理的法律、法規(guī)和業(yè)務知識，勝任檔案工作并具有大專以上文化程度等條件。從事檔案管理工作的人員應保持相對穩(wěn)定。

第七條 檔案管理人員的主要任務  1、指導本級經(jīng)辦機構(gòu)各職能科室做好養(yǎng)老保險檔案資料的收集、整理、歸檔工作；  2、集中統(tǒng)一管理本級經(jīng)辦機構(gòu)在業(yè)務經(jīng)辦過程中形成的養(yǎng)老保險檔案；  3、提高檔案利用率，為機關事業(yè)單位社會保險各項業(yè)務和管理工作服務；  4、按照有關規(guī)定，組織對超過保管期限的檔案進行價值鑒定。

第三章 資料的收集、整理、歸檔

第八條 凡是在養(yǎng)老保險業(yè)務經(jīng)辦工作中形成的具有查考利用價值的各種載體形式的材料均應收集齊全。養(yǎng)老保險文件材料歸檔范圍見附錄。

第九條  養(yǎng)老保險文件材料形成歸檔要求：  應字跡清楚，不得使用不耐久字跡材料書寫，簽字手續(xù)完備。  歸檔的材料要拆除金屬物，對破損、小于、大于 A4面的材料，要修補、裱貼、折疊、復制。

第十條 養(yǎng)老保險文件材料整理要求：  社保登記類、參保人員類、申報結(jié)算類、待遇類、保險關系轉(zhuǎn)停類的養(yǎng)老保險歸檔文件材料按件整理。  1、按"參保單位-年度"進行分類。  2、一般一份文件為一件，各類表單與其證明材料為一件，未裝訂的同一種格式的表格，可以一定的單位組合為一件。  3、養(yǎng)老保險歸檔文件材料按件使用不銹鋼釘裝訂。  4、同一單位同一年度養(yǎng)老保險文件材料中，件的排列應依照社保登記類、參保人員類、申報結(jié)算類、待遇類、保險關系轉(zhuǎn)停類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經(jīng)辦機構(gòu)的材料在前，參保單位提供的材料在后，結(jié)論性材料在前，證據(jù)性材料在后。  養(yǎng)老保險歸檔文件材料按件編制歸檔號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。  將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，同一參保單位的歸檔文件可按年度順序混年裝盒。  歸檔文件必須按規(guī)定編制歸檔文件目錄。  有關盒內(nèi)文件資料的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)；若無情況說明，也應將整理人、檢查人的姓名和時間填上。  上述五大類材料按"一戶一檔"的方式管理。

第十一條 稽核類、行政爭議類、信訪類、統(tǒng)計報表類、聲像、會計、計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理資料等文件材料，按機關相應的檔案整理方法進行整理。

第十二條 養(yǎng)老保險檔案的保管期限暫定為長期。 養(yǎng)老保險經(jīng)辦業(yè)務中形成的會計檔案，保管期限在原規(guī)定的年限上延長十年。

第四章 檔案的管理和利用

第十三條 經(jīng)辦機構(gòu)應建立養(yǎng)老保險檔案管理計算機查詢系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

第十四條 經(jīng)辦機構(gòu)應按國家有關規(guī)定配置專用檔案庫房和必要的檔案防護設施，特殊載體檔案應當采取特殊保護措施。檔案庫房應做到防盜、防火、防水、防潮、防蟲（鼠）、防高溫、防強光、防塵 等"八防"，周圍嚴禁存放易燃易爆物品，保證檔案的安全。

第十五條 檔案管理人員必須保護檔案，發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)或字跡模糊，要及時采取措施，進行修補、粘貼、復制或作其他技術處理。

第十六條 對保管期屆滿的檔案應按國家有關規(guī)定進行鑒定。對到期檔案的鑒定結(jié)果及處理意見應報勞動保障行政部門分管領導審批。

第十七條 對決定銷毀的檔案由檔案管理人員編造銷毀清冊，經(jīng)勞動保障行政部門負責人審查批準，按規(guī)定銷毀，銷毀清冊應立卷存檔。

第十八條 各級經(jīng)辦機構(gòu)應當制定養(yǎng)老保險檔案查閱利用制度，檔案管理人員應依據(jù)查閱利用制度進行登記，提供檔案查閱利用服務。  對借閱的養(yǎng)老保險檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺，如發(fā)現(xiàn)上述情況，應報告主管領導并依法追究法律責任。

第十九條 經(jīng)批準抄錄、復制、復印的檔案材料，由檔案部門核對無誤后，加蓋經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理部門證明專用章，與檔案原件具有同等效力。

第五章 附則

第二十條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

附件：
附錄
江蘇省機關事業(yè)單位社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務資料歸檔范圍
一、社保登記類
1、《江蘇省機關事業(yè)單位社會保險登記表》
（ 1）批準成立單位的文件（復印件）
（ 2）登記管理機關頒發(fā)的登記證書（復印件）
（ 3）組織結(jié)構(gòu)代碼證（復印件）
（ 4）基本帳戶開戶許可證（復印件）
2、《江蘇省機關事業(yè)單位社會保險登記變更申請表》及相關的證明、文件和資料
3、《江蘇省機關事業(yè)單位社會保險登記注銷申請表》及相關的證明、文件和資料
4、《江蘇省機關事業(yè)單位社會保險登記年檢表》
二、參保人員類
5、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保人員花名冊》
6、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險離退休人員花名冊》
7、《江蘇省機關事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險手冊領取花名冊》
8、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保人員增減花名冊》
9、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險離退休人員增減花名冊》
三、申報結(jié)算類
10、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險費申報表》（國家機關工作人員）
11、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險費申報表》（事業(yè)單位工作人員）
12、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險待遇申報表》
13、《江蘇省機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險基金結(jié)算（征收、撥付）憑證》及有關資料
四、待遇類
14、《江蘇省機關事業(yè)單位參保人員養(yǎng)老保險待遇審核表》
（ 1）機關事業(yè)單位退休人員審批表（復印件）
（ 2）辦理提前退休的有關證明材料（復印件）
（ 3）提高退休待遇的有關證明材料（復印件）
15、《江蘇省機關事業(yè)單位離退休人員養(yǎng)老保險待遇調(diào)整審批表》
16、《江蘇省機關事業(yè)單位離退休人員養(yǎng)老保險待遇調(diào)整名冊》
五、養(yǎng)老保險關系轉(zhuǎn)停類
17、《江蘇省機關事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險關系轉(zhuǎn)移表》
（ 1）職工《辭職申請表》和《辭職證明書》（復印件）
（ 2）《辭退證明書》（復印件）
（ 3）單位開除職工的決定（復印件）
（ 4）單位對職工自動離職的處理決定（復印件）
（ 5）解除或終止勞動合同的有關證明材料（復印件）
（ 6）組織、人事、勞動部門的調(diào)令（復印件）
18、社會養(yǎng)老保險關系轉(zhuǎn)移表
（ 1）組織、人事、勞動部門的調(diào)令（復印件）
（ 2）招收、錄用職工的證明材料 （復印件）
19、一次性領取個人繳費申請表
（ 1）職工出國定居有關證明材料（復印件）
（ 2）職工死亡、火化證明材料（復印件）
20、封、啟養(yǎng)老保險關系申請及有關材料
六、稽核類
21、江蘇省機關事業(yè)單位社會保險稽核整改意見書
22、江蘇省機關事業(yè)單位社會保險稽核通知書
23、江蘇省機關事業(yè)單位社會保險稽核工作記錄
24、江蘇省機關事業(yè)單位社會保險稽核情況告知書
25、離退休人員生存狀況調(diào)查表和職工生存證明等有關材料
26、稽核工作中形成的照片、錄音、錄相資料
七、社會保險行政爭議處理類
27、社會保險行政爭議復查的申請、登記、受理、審理、復查決定、送達等有關資料
八、信訪處理有關材料
28、群眾來信來訪調(diào)查處理上報材料
29、群眾來信，包括上級有關部門轉(zhuǎn)辦信件和領導批辦信件
30、群眾來訪接待記錄
九、統(tǒng)計報表類
31、本級經(jīng)辦機構(gòu)按規(guī)定上報的各類月報、季報和年報及報表分析資料
32、下級經(jīng)辦機構(gòu)按規(guī)定報送的各類月報、季報和年報及報表分析資料
十、 會計類
33、會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他應當保存的會計核算資料
十一、計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理類
34、計算機系統(tǒng)軟件設計、修改、升級、使用有關資料
35、計算機系統(tǒng)操作管理權(quán)限設定有關資料
36、數(shù)據(jù)庫資料備份光盤
十二 、其他
37、經(jīng)辦機構(gòu)按規(guī)定收回的《職工養(yǎng)老保險手冊》
38、江蘇省機關事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險視同繳費證明存根
39、江蘇省機關事業(yè)單位社會保險費催繳通知書回執(zhí)
上述沒有列舉的業(yè)務資料，各經(jīng)辦機構(gòu)可以根據(jù)實際情況收集歸檔。