第一條 為適應市場經濟下勞動關系調整和社會保障新形勢需要，加快完善勞動就業和社會保障社會化服務體系，加強用人單位職工檔案的管理，依法保障用人單位和勞動者的合法權益，合理開發利用人力資源，推動我省用人單位職工檔案管理的規范化、專業化和科學化建設，根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，結合我省實際制定本辦法。

第二條 職工檔案，是指用人單位在招用、培訓、考核、獎懲、選拔、參加社會保險和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動的文件材料，是歷史地、全面地考察勞動者和依法維護勞動者權益的依據，是重要的檔案信息資源。

第三條 本辦法適用于各類用人單位，與各類用人單位形成勞動關系的職工，離開用人單位自謀職業、靈活就業、流動就業、自費出國、境外就業、農村進城務工的人員，機關、事業、人民團體招用的非在編人員和失業人員、退休職工等人員。

第四條 職工檔案管理工作實行統一領導、分級管理的原則，在省檔案局的宏觀管理和組織協調下，由省勞動和社會保障廳領導與指導全省職工檔案管理工作，縣級以上勞動保障部門依法綜合管理本轄區內職工檔案工作，對用人單位設立的職工檔案管理室和勞動保障部門設立的公共職工檔案管理機構進行業務指導和檢查，并接受同級檔案行政管理機構的監督、指導。

第五條  用人單位一般應設立職工檔案室，負責對與本單位形成勞動關系的職工檔案進行管理和服務，但不得保管非本單位職工檔案。不具備管理條件的用人單位，可委托勞動保障部門設立的公共職工檔案管理機構管理。

第六條 各級勞動保障部門隸屬的職業介紹服務中心應設立相應的公共職工檔案管理機構，管理本轄區內失業人員、退休職工檔案，并受用人單位或自謀職業人員、靈活就業人員、流動就業人員、自費出國學習人員、境外就業人員委托管理個人檔案。

第七條 用人單位設立職工檔案管理室的基本條件是： 　　（一）建立專用的檔案庫房，配備符合標準要求的檔案裝具； 　　（二）庫房具備防高溫、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等條件； 　　（三）有專人保管，并經過檔案管理知識培訓合格后，持證上崗。

第八條 設立公共職工檔案管理機構的基本條件是： 　　（一）建立專用的檔案庫房，配備符合標準要求的檔案裝具； 　　（二）庫房具備防高溫、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等條件； 　　（三）庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度控制在45﹪—60﹪； 　　（四）檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應分開設立； 　　（五）配備與工作相適應的專職檔案管理人員，并具有中專（或相當中專）以上學歷，經過檔案管理知識培訓合格后，持證上崗。

第九條 檔案室和公共職工檔案管理機構的職責： 　　（一）遵守國家的法律法規，建立健全機構內職工人事檔案管理的規章制度，為用人單位和勞動者提供優質檔案管理服務； 　　（二）登記職工就業、培訓鑒定、獎懲、黨、團員組織關系、失業、退休和參加社會保險變動情況； 　　（三）及時收集、整理、鑒別、立卷、保管職工檔案材料； 　　（四）辦理檔案的查閱、借閱和轉遞、移交手續； 　　（五）為有關部門或單位提供勞動者情況，根據檔案材料出具有關證明； 　　（六）做好勞動者檔案的安全、保密、保護工作； 　　（七）辦理檔案行政管理機構和勞動保障部門交辦的其它有關事項。

第十條 做好職工材料的收集歸檔，按要求進行分類，立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實完整、文字清楚、手續齊備（見附件一）。材料須經相關單位、組織審查蓋章，經辦和本人簽字、蓋章后歸檔。

第十一條 職工檔案的整理，必須符合規范的要求（見附件二）。職工檔案材料統一使用16開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。檔案目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準（見附件三）。

第十二條 建立檔案管理臺帳，防止檔案材料丟失和泄露檔案內容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造勞動者人事檔案材料。按規定需要銷毀檔案材料時，必須仔細審查，逐份登記，寫明銷毀理由，經單位主管領導批準后，方能銷毀。

第十三條 用人單位設立職工檔案管理室的，在職工與用人單位解除（終止或中止）勞動關系后，除因職工出國留學、境外就業、升學、參軍、勞教、勞改等原因，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案可由原所在單位繼續保管外，被新的用人單位招聘再就業或以自謀職業及其他靈活就業方式再就業的，原用人單位應在一個月內將職工檔案轉交其新單位管理。

第十四條 新的用人單位沒有設立職工檔案管理室的，由新用人單位交當地的公共職工檔案管理機構管理。辦理退休手續后轉交退休人員社會化管理機構實行社會化管理的退休職工，由用人單位將其檔案移交公共職工檔案管理機構管理。失業人員、自謀職業人員、靈活就業人員由個人委托公共職工檔案管理機構管理。當事人應就委托管理檔案簽訂《委托檔案管理合同》，同時辦理檔案管理憑證。

第十五條 出國不歸者、死亡、失蹤人員的檔案由原檔案保管單位或公共職工檔案管理機構繼續保管15年后，可報經縣級以上勞動保障部門審核同意后予以銷毀。省級勞動模范及有特殊貢獻的人員死亡后，須由原保管檔案機構將其檔案移交同級檔案國家綜合檔案館保管。

第十六條 轉遞檔案應遵守下列規定： 　　 　　（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。特殊情況由勞動者本人自帶檔案，須加封條并蓋公章，否則任何單位不得接收。 　　（二）對轉出的檔案，必須按統一規定的“職工檔案轉遞通知單”（見附件四）的項目登記，并密封包裝。轉出的檔案必須完整齊全，不得扣留或分批轉出。接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期1個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。

第十七條 檔案室和公共職工檔案管理機構應建立健全職工檔案查閱、借閱工作制度。因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定： 　　（一）查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信，并派專人到職工檔案管理機構查閱室查閱職工檔案。 　　（二）職工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經主管檔案工作的領導批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。 　　（三）對高級專業技術人員和涉及國家秘密的職工檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續。 　　（四）各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和查閱檔案規定，嚴禁涂改、增加、圈劃、抽取、撤換和銷毀檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

第十八條 嚴禁任何單位或個人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》及《福建省檔案條例》的，要依法處理。

第十九條 本辦法由省勞動和社會保障廳、省檔案局負責解釋。

第二十條 本辦法自下發之日起執行。