（2005年10月27日大同市第十二屆人民代表大會常務委員會第十九次會議通過
2005年12月2日山西省第十屆人民代表大會常務委員會第二十一次會議批準）

第一條 為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為國民經濟和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《山西省檔案管理條例》，結合本市實際，制定本辦法。

第二條 本市行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人檔案的保護、管理和利用，適用本辦法。

第三條 市、縣（區）人民政府應當加強對檔案工作的領導，建立健全檔案機構，確定人員編制，將檔案事業建設列入國民經濟和社會發展計劃，保障發展檔案事業所需經費并列入財政預算。

第四條 檔案工作應當遵循統一領導、分級管理，維護檔案完整、準確與安全，便于社會利用和保守國家秘密的原則。

第五條 市檔案局是市人民政府的檔案行政管理部門，對本市的檔案事業依法實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。 　　縣（區）檔案局是同級人民政府的檔案行政管理部門，主管本行政區域內的檔案事業。

第六條 市、縣（區）人民政府應當對在檔案行政執法、檔案科學管理、檔案學研究、捐獻珍貴檔案、捐助檔案事業等方面表現突出的機構、人員給予表彰、獎勵。

第七條 鄉（鎮）人民政府、街道辦事處應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。 　　村民委員會、居民委員會應當確定檔案工作人員，提供必要的工作條件，建立檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。

第八條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當依法設置檔案工作機構或者配備檔案工作人員，建立科學的檔案管理制度，提供必要的工作條件，保證檔案工作所需經費，保障檔案工作正常開展。

第九條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，應當履行下列職責： 　　（一）指導文書部門和業務部門文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作； 　　（二）集中統一管理本單位各種門類和各種載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，開展檔案利用工作； 　　（三）實現檔案管理標準化和現代化，開展檔案目標管理工作； 　　（四）按照規定的時限和質量標準，向有關檔案館移交檔案； 　　（五）向同級綜合檔案館送交應當公開的現行文件； 　　（六）參與技術項目、建設項目、科研項目和重要設備檔案的驗收工作； 　　（七）參加檔案法律、法規和業務培訓； 　　（八）對本系統的檔案工作進行監督和指導。

第十條 市、縣（區）綜合和專業檔案館是集中保存、永久管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。 　　綜合檔案館是同級人民政府信息公開的集中查閱場所。提供政府公開的綜合信息和各個歷史時期的檔案，方便公眾查閱。

第十一條 市、縣（區）人民政府應當按照檔案館建筑設計規范的要求建設檔案館專用庫房，并根據檔案事業發展的要求，配備計算機、復印機、縮微攝影、洗印等現代化設施。

第十二條 市、縣（區）綜合檔案館應當建立檔案資料目錄信息中心，建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構相互聯通、信息共享的檔案信息網絡，實現檔案信息的網上檢索服務。

第十三條 各類檔案館和其他檔案機構應當加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，將電子公文的收集、整理、歸檔、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任，實現檔案信息化和辦公自動化。

第十四條 檔案工作人員應當具備專業知識，依法取得上崗資格證書。

第十五條 國家機關、社會團體、國有企業事業單位或者其他國有機構的檔案歸國家所有，列入國有資產管理的范圍。 　　中外合資、合作企業的檔案，合資、合作期間歸雙方共同所有；合資、合作企業終止、解散后，企業的檔案交原中方合資、合作者保存，或者由當地綜合檔案館保存。 　　個體私營等非公有制企業或者組織的檔案按國家有關規定管理。 　　個人在非職務活動中形成的檔案，或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。

第十六條 國有企業單位資產與產權變動的，應當做好檔案的處置工作，確保檔案安全。檔案行政管理部門、政府綜合經濟管理部門和其他有關部門，應當加強對檔案處置工作的組織協調、監督和指導。

第十七條 機關、團體、企業事業單位和其他社會組織及其工作人員在公務活動中形成的各種門類和載體的文字、圖表、音像、電子文檔等材料，應當由本單位文書或者業務部門工作人員收集齊全和規范整理，按規定向本單位檔案機構移交。任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十八條 市、縣（區）重點建設工程、重大科學技術研究和技術改造、重要設備更新項目在驗收、鑒定前，應當由市、縣（區）檔案行政管理部門、項目主管部門的檔案機構對項目檔案進行驗收，并出具共同簽署的檔案驗收認可文件。驗收、鑒定后，項目檔案按照規定向有關檔案機構移交。

第十九條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按下列時限向有關檔案館移交檔案： 　　（一）列入市、縣（區）國家綜合檔案館接收范圍內的檔案，自形成之日起滿十年的，向市、縣（區）綜合檔案館移交； 　　依法可以隨時向社會開放的檔案，可以提前移交； 　　因專業性較強或者需要保密等特殊情況不能按期移交的，經同級檔案行政管理部門及有關主管部門同意，可以適當延期移交。 　　（二）已撤銷單位的檔案或者由于單位保管條件不善可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，應當及時或者提前移交有關檔案館或者單位。 　　（三）應當公開的現行文件，在文件形成后的30日內送交同級綜合檔案館。 　　（四）重大活動、重大事件檔案，按國家、省有關規定移交。 　　對進館檔案范圍有異議的，按照管轄范圍由檔案行政管理部門認定。

第二十條 向綜合檔案館移交檔案的同時，應當將機讀案卷目錄、文件級目錄以及檔案機讀全文信息、與檔案有聯系的資料、實物照片檔案一并移交。本條所稱資料、實物照片檔案包括：大事記、組織沿革、地方志、專業志、期刊、報紙、專著、政策及法規匯編、已更換不用的印章，以及根據國內外友好往來的紀念品、有保存價值的獎狀（牌匾、錦旗、獎杯）等實物或者照片檔案。

第二十一條 專業檔案館和縣（區）綜合檔案館以及其他檔案機構每年應當向市綜合檔案館報送檔案資料目錄和檔案統計報表。

第二十二條 綜合檔案館應當廣泛收集和征集反映本行政區域內有保存價值的檔案資料。鼓勵集體、個人自愿捐贈檔案或者將檔案交檔案館寄存。集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其它原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時經市人民政府批準可以收購或者征購。

第二十三條 各類檔案館和其他檔案機構應當建立健全科學的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、編研、利用等管理制度。應當使用符合國家標準的檔案用品，配置適宜保存檔案的防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防光和防磁等設施設備，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，保證檔案的安全。

第二十四條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案發生丟失、損毀的，有關單位應當及時采取補救措施。

第二十五條 綜合檔案館應當按照國家有關規定，分期分批向社會開放檔案，定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便。

第二十六條 單位和個人憑介紹信、身份證或者工作證等合法證件，可以利用檔案館已開放的檔案。利用檔案館未開放的檔案應當經保存該檔案的檔案館同意，必要時應當經檔案主管部門審查同意。 　　任何組織和個人利用檔案時，應當遵守查閱檔案的有關規定，不得涂改、損毀、丟失、偽造。利用未開放的檔案，不得擅自抄錄和錄制。

第二十七條 各類檔案館和其他檔案機構提供利用重要、珍貴的檔案，應當以復制件代替原件。 　　檔案復制件載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者蓋有印章標記的，與檔案原件具有同等法律效力。

第二十八條 向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。

第二十九條 檔案館應當利用館藏檔案資源，開展各種形式的愛國主義、革命傳統教育和國情教育。

第三十條  市、縣（區）人民政府應當根據國家、省有關規定，安排專項經費用于檔案保護及其工作人員的保健津貼。

第三十一條 有下列行為之一的，由市、縣（區）檔案行政管理部門責令限期改正；逾期未改正的給予通報批評，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分：     （一）未依法建立檔案機構或者配備檔案人員的；     （二）未依法對各種門類和載體檔案實行集中統一管理的；     （三）將公務活動中形成的應當歸檔文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；     （四）不按規定期限和標準向檔案館移交檔案的；     （五）不按規定辦理檔案登記的；     （六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施的；     （七）拒絕接受檔案行政管理部門監督檢查或者存在錯誤拒不改正的；     （八）重點建設項目、重大科技成果、產品試制或者其他技術項目鑒定、驗收時未按規定驗收檔案的。

第三十二條 有下列行為之一的，由市、縣（區）檔案行政管理部門給予警告，并根據有關檔案的價值和數量，對單位處以1萬元以上10萬元以下的罰款，或者對個人處以500元以上5000元以下罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任：     （一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；     （二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的；     （三）涂改、偽造檔案的。

第三十三條 造成檔案損失的，由市、縣（區）檔案行政管理部門、有關主管部門責令賠償損失。損失檔案的價值由市、縣（區）檔案行政管理部門組織檔案專家、鑒定人員評估確定。

第三十四條 檔案工作人員濫用職權、徇私舞弊、玩忽職守的，依照有關規定，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第三十五條 本辦法自2006年3月1日起施行。