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第一章
總則
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第一條
為做好我省實行社會化管理企業(yè)退休人員的人事檔案（以下簡稱退休人員檔案）管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和原勞動部、國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及有關法律法規(guī)，并結合我省實際，制定本辦法。
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第二條
退休人員檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關退休人員個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地、真實地反映退休人員情況的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
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第三條
退休人員檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密工作的法律、法規(guī)和制度。
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第二章
檔案庫的設立與條件
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第四條
為確保退休人員檔案的安全，必須選擇或建立符合標準的專門檔案庫。
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第五條
原則上在縣區(qū)一級建立保管退休人員檔案的檔案庫，實行統(tǒng)一集中管理；確有需要且條件具備的，在經縣區(qū)級退管機構檢查批準后，可在街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）一級設立檔案庫進行集中管理，并向地級以上市退管機構報告?zhèn)浒浮?/span>
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第六條
檔案庫應該設置專門的檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室，庫房應與閱檔室和檔案管理人員辦公室分隔。
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第七條
檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標準安排，統(tǒng)一使用檔案柜或密集架放置檔案。
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第八條
檔案庫須配備滿足管理服務需要的計算機設備和防火、防潮、防盜等設備，采取積極的防火、防水、防蛀、防潮、防高溫、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全措施，保持清潔衛(wèi)生和適宜的溫度、濕度（溫度以14℃－24℃為宜，相對濕度以45－65%為宜）；庫內不得存放易燃、易爆和其他無關物品，嚴禁在庫房吸煙和把明火帶入庫房。
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第九條
退休人員檔案庫的建設、管理費用應該納入本級財政預算解決。
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第三章
機構和工作人員職責
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第十條
退休人員檔案由接收退休人員的各縣區(qū)或街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）退管工作機構管理，接受檔案綜合管理部門和省、市退管工作機構的監(jiān)督與指導。
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第十一條
退休人員檔案管理機構的職責：
（一）接收、鑒別、整理、保管檔案；
（二）辦理檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)；
（三）為有關部門提供社會化管理的企業(yè)退休人員情況；
（四）做好檔案的安全、保密、保護工作；
（五）辦理其它涉及檔案的有關事項。
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第十二條
退休人員檔案由專人負責管理；管理人員應按規(guī)定參加崗前培訓、考核，持證上崗。持證上崗的管理人員履歷，應報市退管工作機構備案。
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第十三條
管理人員的崗位職責：
（一）嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》等黨和國家的有關檔案管理的法規(guī)和制度，做好檔案保管的安全、保密、保護工作。
（二）防止檔案的損失，了解檔案的損壞原因和規(guī)律，最大限度地消除各種損壞檔案的不利因素和影響，把檔案的自然損壞率降到最低。
（三）不定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報，采取補救措施，確保檔案的完整無損。
（四）做好檔案統(tǒng)計，及時、準確地對收進、移出、利用等情況進行統(tǒng)計，每半年和年終進行檔案的全面檢查統(tǒng)計。
（五）延長檔案壽命，改善檔案的存放條件，提高檔案的修復技術水平。
（六）管理人員調動時，要做好檔案移交工作。交接時列出移交清冊，逐卷核對，發(fā)現(xiàn)問題后須分清責任，逐級上報。
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第四章
整理、移交和接收
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第十四條
退休人員檔案的整理應遵守下列規(guī)定：
（一）檔案移交前，企業(yè)應對檔案材料進行鑒別，按照《企業(yè)退休人員檔案材料分類目錄》（見附件1）進行分類整理、統(tǒng)一裝訂，編制《 市企業(yè)退休人員檔案移交登記表》（以下簡稱《檔案移交登記表》，見附件2）。
（二）裝訂成冊的檔案應完整、真實、文字清楚、手續(xù)齊備，標明材料形成日期，并按順序編頁。檔案文字須是鉛印、膠印、油印，或用藍墨水、黑墨水或墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水及復寫紙書寫。
（三）檔案材料應以原件存檔，除電傳材料可用復印件存檔外，其他不得用復印件存檔。
（四）檔案材料不全的，企業(yè)要出具證明，注明缺少材料的名稱和原因。
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第十五條
退休人員檔案移交和接收應遵守下列規(guī)定：
（一）《檔案移交登記表》和已裝訂成冊的檔案材料由企業(yè)派專人送達縣區(qū)退管工作機構，不得由退休人員本人自帶移交。
（二）各縣區(qū)退管工作機構在接收檔案時，應嚴格審查每份檔案內容是否齊全，目錄記載與檔案材料內容是否一致，裝訂是否符合規(guī)定。在認真核對每份檔案內容和卷數(shù)后，辦理檔案移交手續(xù)，企業(yè)和縣區(qū)退管工作機構經辦人必須在《檔案移交登記表》上簽字并加蓋公章，企業(yè)和退管工作機構各執(zhí)一份。
（三）對企業(yè)已經按照目錄分類裝訂的檔案，退管工作機構接收后無須重新分類裝訂；對檔案材料散放在檔案袋內的，退管工作機構應要求企業(yè)分類裝訂后再辦理移交手續(xù)。
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第十六條
社會申辦退休人員，其檔案由縣區(qū)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）管理的，由縣區(qū)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）辦理檔案移交，具體辦法參照第十四、十五條。
社會申辦退休人員檔案由其他方式管理的，由本人按戶口所在地向縣區(qū)退管機構申請辦理檔案移交手續(xù)，經退管機構審核批準后，可自帶檔案移交，并應遵守下列規(guī)定：
（一）退休人員應自帶有效身份證明、戶口本、養(yǎng)老金發(fā)放證明和《退休證》，由本人親自到退管機構辦理檔案移交手續(xù)。
（二）退管工作機構工作人員在審查和核對檔案內容后，辦理檔案移交手續(xù)，社會申辦退休人員和縣區(qū)退管工作機構經辦人應簽訂《社會申辦退休人員檔案交接書》（見附件3），退休人員和退管工作機構各執(zhí)一份。
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第五章
管理和保密
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第十七條
退休人員檔案統(tǒng)一運用計算機進行管理。
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第十八條
建立嚴格的檔案管理制度，嚴格依照制度開展各項管理工作。
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第十九條
各縣區(qū)退管工作機構在接收退休人員檔案后，要通過退休人員社會化管理信息系統(tǒng)建立檔案基本信息庫，錄入退休人員個人及其家庭的基本信息，生成檔案編號，根據(jù)檔案編號次序將檔案歸入庫房，科學系統(tǒng)地排列和擺放檔案。
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第二十條
已實行社會化管理的企業(yè)退休人員出國不歸、失蹤或死亡者，在社會保險關系自然終止后，其檔案材料繼續(xù)由原退管工作機構的檔案管理部門存放于專柜中集中保管。
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第二十一條
嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
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第二十二條
發(fā)現(xiàn)檔案被盜、丟失或泄露，管理人員應立即向上級領導匯報，并積極采取補救措施，挽回、減少損失。
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第六章
檔案的利用
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第二十三條
因工作需要查閱退休人員檔案，須憑單位介紹信，經退管工作機構負責人批準后，填寫查閱登記表，由管理人員取出檔案后在閱檔室查閱。
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第二十四條
退休人員檔案一般不準借出，特殊情況者經退管機構負責人批準，履行登記手續(xù)后方可借出，并限期歸還。管理人員對借閱歸還的檔案要及時進行審查，如發(fā)現(xiàn)問題須立即追查并報告領導，積極采取措施減少損失。
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第二十五條
經退管機構負責人批準抄錄、復制、復印的材料，由管理人員核實無誤后，加蓋檔案證明專用章和“經核實與原件相符”印章，可與原檔案同效。
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第二十六條
各縣區(qū)退管工作機構應制定檔案查閱、外借管理制度。查閱、外借檔案必須嚴格遵守保密制度和有關規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分；觸犯法律的，追究其法律責任。
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第七章
檔案的轉遞
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第二十七條
退休人員檔案跨縣區(qū)轉移的，由遷出地的縣區(qū)退管工作機構開具《企業(yè)退休人員檔案轉移通知書》（見附件4），通過機要交通或派專人送達的方式轉遞至遷入地的縣區(qū)退管工作機構。接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。
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第八章
統(tǒng)計
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第二十八條
建立檔案統(tǒng)計制度，及時、準確地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計。
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第二十九條
建立檔案收進、移出登記簿和全宗名冊案卷目錄登記簿。
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第三十條
對檔案的利用情況進行登記，及時填寫閱檔登記簿及檔案利用效果登記簿。
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第三十一條
按照規(guī)定和要求，及時、準確填報有關統(tǒng)計報表。
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第三十二條
各項登記、統(tǒng)計必須實事求是，準確無誤，填表人要簽名蓋章。
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第九章
附則
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第三十三條
本辦法由廣東省勞動和社會保障廳負責解釋。
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第三十四條
本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。各市可結合實際情況制訂實施辦法或細則。
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