批準(zhǔn)文件：
各區(qū)縣勞動(dòng)保障局，各有關(guān)企業(yè)：
我市企業(yè)退休人員實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，企業(yè)退休人員檔案實(shí)行集中管理。為科學(xué)規(guī)范地管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，更好地為企業(yè)和退休人員提供服務(wù)，現(xiàn)將《南京市企業(yè)退休人員檔案管理暫行辦法》和《南京市企業(yè)退休人員檔案查（借）閱細(xì)則》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
二ОО九年三月十日

第一章 總  則

第一條 為全面開展我市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作，促進(jìn)企業(yè)退休人員檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的作用，使之更好地為企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作服務(wù)，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案是指已納入社會(huì)化管理服務(wù)的企業(yè)退休人員，其在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料，以及到達(dá)法定退休年齡時(shí)，由勞動(dòng)保障行政部門審批的退休材料，它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。

第三條 檔案工作的原則是：嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理，確保全市企業(yè)退休人員檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和有效利用，提高科學(xué)管理水平。

第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第四條 南京市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)中心（以下簡稱市退管中心），負(fù)責(zé)市養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌區(qū)域企業(yè)退休人員檔案的接收和集中管理工作，并對(duì)全市檔案移交、接收工作進(jìn)行指導(dǎo)。

第五條 主要工作職責(zé)： （一）負(fù)責(zé)市養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌區(qū)域內(nèi)企業(yè)退休人員檔案的接收和管理工作； （二）負(fù)責(zé)市養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌區(qū)域內(nèi)企業(yè)退休人員檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞工作； （三）指導(dǎo)全市企業(yè)做好其退休人員檔案的收集、鑒別和整理歸檔工作； （四）負(fù)責(zé)指導(dǎo)養(yǎng)老保險(xiǎn)獨(dú)立統(tǒng)籌縣（區(qū)）的企業(yè)退休人員檔案管理工作； （五）通過社會(huì)化管理服務(wù)信息系統(tǒng)，為企業(yè)退休人員或有關(guān)部門提供與檔案相關(guān)的證明與信息； （六）做好檔案庫房的建設(shè)和維護(hù)工作； （七）負(fù)責(zé)對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)移、庫存、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)； （八）辦理上級(jí)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

第三章 檔案內(nèi)容及歸檔

第六條 企業(yè)退休人員檔案包括下列內(nèi)容：   （一）履歷材料； （二）自傳材料； （三）鑒定、考核、考察材料； （四）學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)、崗位技能情況的材料； （五）政審材料； （六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料； （七）獎(jiǎng)勵(lì)資料； （八）處分材料； （九）招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國等材料，以及辦理退休手續(xù)的審批材料； （十）其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

第七條 企業(yè)應(yīng)將涉及第六條包含的有關(guān)內(nèi)容的材料及時(shí)歸入本人檔案，并裝訂、立卷，保證材料齊全完整，便于保管和利用。

第八條 企業(yè)退休人員檔案材料須經(jīng)整理、編目、分類、排序、裝訂成冊(cè)、填寫目錄等程序。檔案裝訂必須有卷皮，并書寫企業(yè)退休人員姓名及其社會(huì)保障卡號(hào)。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，做到卷面整潔，案卷整齊。

第九條 企業(yè)退休人員檔案材料，統(tǒng)一使用16開或A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色、擴(kuò)散不清的，須進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的材料經(jīng)核對(duì)無誤后歸檔，排列時(shí)復(fù)制件在前，原件在后，破損的歸檔材料要進(jìn)行裱糊。

第四章 檔案的移交與接收

第十條 檔案移交對(duì)象為參加我市城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的退休（退職）人員、養(yǎng)老保險(xiǎn)由省直管的駐寧企業(yè)退休人員。

第十一條 企業(yè)退休人員檔案的移交由原企業(yè)負(fù)責(zé)，靈活就業(yè)退休人員檔案的移交由其檔案托管部門負(fù)責(zé)。

第十二條 企業(yè)或檔案托管部門按寧委辦發(fā)[2006]72號(hào)文件規(guī)定，向市退管中心劃撥社會(huì)化管理服務(wù)費(fèi)。

第十三條 企業(yè)退休人員或靈活就業(yè)退休人員的檔案由企業(yè)或檔案托管部門按要求裝訂成冊(cè)，填寫《南京市企業(yè)退休人員檔案移交花名冊(cè)》，報(bào)市退管中心審核合格后，辦理移交、接收手續(xù)。

第十四條 企業(yè)退休人員中由中央管理的領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案移交、管理問題，待中央另行規(guī)定后執(zhí)行。由區(qū)（縣）以上各級(jí)黨委管理的企業(yè)退休領(lǐng)導(dǎo)干部，人事檔案暫不移交，但仍應(yīng)按規(guī)定劃撥企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)費(fèi)，納入街道、社區(qū)實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)。

第十五條 檔案移交前已死亡的企業(yè)退休人員檔案，不再進(jìn)行移交，仍由原企業(yè)或檔案托管部門保管。

第五章 檔案的管理

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》等黨和國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度。

第十七條 設(shè)置企業(yè)退休人員檔案專用庫，庫房必須堅(jiān)固，并根據(jù)檔案管理需要配備溫濕計(jì)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、掃描儀、攝像機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)施。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，達(dá)到基本溫濕度，要求無蟲霉滋生并配備防盜等“八防”設(shè)施。

第十八條 對(duì)接收的企業(yè)退休人員檔案須及時(shí)進(jìn)行登記、編號(hào)、整理、入庫保管，并編制檢索工具，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

第十九條 對(duì)所保管的檔案應(yīng)定期檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)編號(hào)或放錯(cuò)位置的要及時(shí)糾正；發(fā)現(xiàn)缺少，應(yīng)及時(shí)查找；發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

第二十條 建立健全檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案工作臺(tái)帳和檔案的移交、接收、保管、利用、檢索工具等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到記錄準(zhǔn)確、帳檔相符。

第六章 檔案的利用

第二十一條 檔案管理人員需熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)和所藏檔案情況，主動(dòng)熱情開展檔案的利用工作。工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

第二十二條 因業(yè)務(wù)工作需要，市局各處室、單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理內(nèi)部查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱相關(guān)檔案。

第二十三條 企業(yè)或退休人員及其親屬需要查閱檔案及其它相關(guān)服務(wù)，應(yīng)持企業(yè)或社區(qū)勞動(dòng)保障站開具的介紹信，由退管中心提供查閱檔案及其它相關(guān)服務(wù)。

第二十四條 查閱檔案須嚴(yán)格遵守檔案查（借）閱制度和保密制度，嚴(yán)禁涂改、圈畫、抽取、撤換、添加檔案。不得泄露或擅自對(duì)外公布檔案的內(nèi)容。對(duì)違反者，將予以批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的，直至追究法律責(zé)任。

第二十五條 未經(jīng)同意，不得摘抄、復(fù)制、復(fù)印檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)市退管中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能摘抄、復(fù)制、復(fù)印，同時(shí)加蓋檔案證明專用章或“經(jīng)核實(shí)與原件相符”印章。

第二十六條 無特殊情況不外借檔案。必須借出使用時(shí)，須經(jīng)市退管中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。檔案管理人員要認(rèn)真檢查借檔單位歸還的檔案有無涂改、損壞、缺失等現(xiàn)象。

第二十七條 任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十八條 轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一的《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》項(xiàng)目詳細(xì)登記，經(jīng)嚴(yán)密包封后，通過專人送取，不得本人自帶。

第二十九條 轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

第三十條 需轉(zhuǎn)遞的檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，及時(shí)將檔案按規(guī)定整理后轉(zhuǎn)給新的接收單位。

第三十一條 收到檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名、蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期未收到回執(zhí)時(shí)，轉(zhuǎn)遞方應(yīng)及時(shí)催收，以防檔案丟失。

第八章 其它

第三十二條 企業(yè)退休人員死亡后，其檔案按國家檔案管理部門規(guī)定的程序進(jìn)行處理。

第三十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)部門鑒別，并經(jīng)市退管中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十四條 本規(guī)定由市退管中心負(fù)責(zé)解釋。

第三十五條 本辦法自2009年3月1日起執(zhí)行。

附件：
南京市企業(yè)退休人員檔案查（借）閱細(xì)則
一、查閱單位（企業(yè)或代辦機(jī)構(gòu)）因工作需要查閱檔案時(shí)，經(jīng)辦人憑蓋有查閱單位或街道、社區(qū)勞動(dòng)保障所、站公章的介紹信及有效證件，填寫《南京市企業(yè)退休人員檔案查（借）閱登記表》，在柜臺(tái)辦理手續(xù)，由檔案管理人員取出檔案后在閱檔室查閱。
二、政法、安全等部門因偵查、審理和取證，通過檔案取得旁證材料，需要查閱企業(yè)退休人員檔案時(shí)，須由查檔單位兩人以上（系正式人員），憑蓋有查閱單位公章的介紹信及有效證件，在柜臺(tái)辦理手續(xù)。
三、企業(yè)退休人員本人因房產(chǎn)公證、戶口遷移等事項(xiàng)，涉及其履歷材料、福利待遇、勞動(dòng)合同等材料，需要查閱其本人檔案時(shí)，須憑單位或街道、社區(qū)勞動(dòng)保障所、站介紹信及有效證件或本人身份證及社會(huì)保障卡，填寫《南京市企業(yè)退休人員檔案查（借）閱登記表》，由檔案管理人員查閱后提供相應(yīng)復(fù)印件。
四、企業(yè)退休人員子女、親屬因房產(chǎn)（遺產(chǎn)）公證、戶口遷移、治喪等事項(xiàng)，涉及其履歷材料等材料，需要查閱退休人員檔案時(shí)，經(jīng)辦人須憑單位或街道、社區(qū)勞動(dòng)保障所、站介紹信及被查人和本人有效證件，或攜帶雙方有效證件，填寫《南京市企業(yè)退休人員檔案查（借）閱登記表》，由檔案管理人員查閱后提供相應(yīng)復(fù)印件。
五、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案，任何個(gè)人不得查閱檔案中的處分及單位組織部門填寫的相關(guān)材料。
六、市局各處室、單位需查（借）閱檔案時(shí)，憑《內(nèi)部檔案查（借）閱申請(qǐng)單》方可辦理。
七、企業(yè)退休人員死亡后需辦理供養(yǎng)直系親屬手續(xù)時(shí)，由申辦單位到檔案科憑介紹信統(tǒng)一辦理手續(xù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。
八、檔案管理人員及時(shí)做好注銷和利用效果登記工作，對(duì)造成檔案損毀者做出相應(yīng)的處理。
九、企業(yè)退休人員檔案一般不外借，特殊情況者經(jīng)市退管中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)后方可借出，并限期（3個(gè)工作日）歸還。若不能按期歸還，應(yīng)向檔案科重新辦理借閱手續(xù)。
十、檔案外借時(shí)，檔案科統(tǒng)一使用專用檔案袋將檔案封存，檔案歸還時(shí)，借閱單位應(yīng)將檔案封存并加蓋單位公章，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的完整情況進(jìn)行檢查，檢查無誤后借閱人員方可離開。
十一、經(jīng)市退管中心中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，由檔案管理人員核實(shí)無誤后，加蓋檔案證明專用章或“經(jīng)核實(shí)與原件相符”印章，可與原檔案同效。
十二、查閱、外借檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育或紀(jì)律處分，觸犯法律的，追究其法律責(zé)任。
十三、辦理時(shí)間：周一至周五正常工作時(shí)間；地點(diǎn)：水西門大街71號(hào)一樓大廳。