第一條 為進一步規范和加強企業職工檔案管理，使企業職工檔案管理工作科學化、規范化、制度化，依據《中華人民共和國檔案法》、《勞動法》、《吉林省檔案條例》、《吉林省企業職工檔案管理暫行辦法》，結合長春市實際，特制定本辦法

第二條 企業職工檔案是有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、勞動合同簽訂、變更情況、工作表現以及工作變動、工資變化等情況的原始記錄，是職工享受各項社會保險待遇和辦理退休手續的主要依據。

第三條 本辦法中所稱企業職工檔案管理指：長春市行政區域內的企業、事業單位、社會團體、民辦非企業單位、有雇工的城鎮個體工商戶（以下稱用人單位）中，與之形成勞動關系的職工檔案管理，及非全日制從業人員、靈活就業人員、與原用人單位終止（解除）勞動關系的失業人員、自費出國等人員的檔案管理。

第四條 用人單位、勞動就業服務機構為職工檔案具體管理機構。檔案管理機構要接受勞動保障行政部門及檔案行政管理部門的監督、指導。

第五條 由市勞動保障部門成立職工檔案管理資格認定聯審辦公室，檔案行政管理部門為成員單位。辦公室設在勞動保障行政部門，具體負責用人單位、勞動就業服務機構檔案管理資格認定工作。未經檔案管理資格認定的用人單位、勞動就業服務機構不得從事檔案管理工作。

第六條 市級勞動保障行政部門負責對勞動就業服務機構及城區內用人單位檔案管理資格進行認定，并進行監督指導；各縣（市）、雙陽區勞動保障行政部門負責對轄區內用人單位檔案管理資格進行認定，并進行監督指導。

第七條 經勞動保障行政部門認定，具備保管職工檔案條件的用人單位，保管與其形成勞動關系的職工檔案。不得代管其他人員的檔案，嚴禁職工個人或人他人保管檔案，民營中介服務機構不得保管職工檔案。

第八條 不具備保管職工檔案條件的用人單位，其職工檔案交由市勞動就業服務機構代保管，并簽訂檔案托管協議（樣式服后）。

第九條 市勞動就業服務機構負責管理是區內與用人單位終止或解除勞動關系中，要求接續養老保險關系或享受失業保險待遇的人員檔案，管理用人單位委托的職工檔案，以及管理自動離職職工檔案、非全日制從業人員、靈活就業人員、自費出國等人員的檔案。與用人單位終止或解除勞動關系，不接續養老保險關系、不享受失業保險待遇的人員檔案，由其本人戶籍所在地的地區勞動就業服務機構管理。非長春市戶籍的失業人員檔案由市勞動就業服務機構統一管理。

第十條 職工調動后，原單位要與接受單位及時辦理檔案交接手續；失業人員檔案由原用人單位為職工辦理終止（解除）勞動合同手續，并在 30 日內將檔案移交到勞動就業服務機構保管。

第十一條 退休職工的檔案，交由戶口所在地的社區保管，社區暫不具備保管職工檔案條件的可由原檔案保管部門保管。

第十二條 失蹤職工或出國不歸者，其檔案可由原檔案保管部門保管，保管期限滿 5 年后可按保管檔案部門所在地移交當地縣（市）、區綜合檔案館保管。

第十三條  死亡職工檔案在原檔案保管部門保管，如機構發生變化應妥善移交到新的保管部門。職工死亡時年齡未滿五十周歲（含五十周歲）的，自職工死亡之日起保管滿二十五年以上可以按規定進行銷毀；職工死亡時年齡超過五十周歲的，自職工死亡之日起保管滿十五年以上可以按規定進行銷；有特殊貢獻的獲市級以上模范人物稱號的職工死亡以后，其檔案可按保管檔案部門所在地移交到當地縣（市）、區的綜合檔案館。

第十四條  職工檔案管理機構的具體職責：  •；   收集、整理、立卷、鑒別、保管、查閱、轉遞職工檔案；  •；   登記職工工作變動、簽訂、履行勞動合同等情況；  •；   為有關部門提供職工情況；  •；   做好職工檔案的安全、保密、保護、移交工作。

第十五條  市勞動就業服務機構應嚴格辦照本規定要求，與要求檔案托管的單位或個人簽訂委托協議，明確雙方的權利、義務及違約責任。負責為委托方出具調檔、轉移檔案等手續。接到托管的檔案后要進行審查登記，無誤后方可歸檔接受。如發現轉來的檔案材料不全或不清楚的，退回原單位查清補齊后予以接受。

第十六條 職工檔案（樣式附后）的內容包括：  •；   勞動調配材料；  •；   職工登記表；  •；   晉級、調資材料；  •；   獎懲材料；  •；   考核、考查材料；  •；   學歷記載資料；  •；   參加中國共產黨和共青團及民主黨派的材料；  •；   政審材料；  •；   個人誠信材料；  •；   其他材料。

第十七條 職工檔案管理機構要將職工工作中形成的材料及時收集、整理、立卷、歸檔、保持檔案的完整。

第十八條 立卷歸檔的材料必須經過認真鑒別，保證材料真實、文字清楚、手續完備。

第十九條 企業職工檔案使用統一規格標準用紙 ，檔案卷盒、卷皮、目錄等樣式、規格實行統一的制作標準，并用鋼筆或碳素筆填寫，字跡要端正、清晰。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

第二十條 實行職工登記制度，《職工登記表》（樣式附后）將作為職工檔案的一項內容，所有用人單位職工應如實填寫《職工登記表》放入本人檔案，職工工作崗位發生變化后，應及時在《職工登記表》中加以記載，職工工作單位變動后，到新的用人單位從新填寫《職工登記表》。

第二十一條 職工檔案管理機構在做好檔案材料的收集、整理和內容的充實工作的同時，要建立檔案管理臺賬，防止丟失檔案材料和擅自泄漏檔案內容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。

第二十二條 職工檔案管理機構要建立健全職工檔案查閱、借閱制度，明確檔案查閱條件及利用范圍。因需要查閱和借閱檔案時，須按規定，遵守下列職工檔案查閱、借閱制度：  •；   職工檔案管理機構對高級專業技術人員和涉及國際機密的職工檔案要嚴格保管，規范查閱手段。  •；   除特殊情況外職工檔案一般不得借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經主管檔案工作的領導批準后，方可辦理，嚴格履行登記手續，保證按期歸還。  •；   任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。  •；   查閱檔案必須嚴格遵守保密規定和查檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。  •；   因工作需要從檔案中取證的，須請示主管檔案工作的領導批準后，才能辦理。

第二十三條 職工檔案保管必須具備以下條件：  •；   要建立堅固的專用檔案庫房，配備鐵質的檔案柜；  •；   檔案庫房要具備防火、防蟲、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵等條件；  •；   檔案庫房溫度控制在 1 4℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%；  •；   檔案庫房和檔案工作人員辦公室應二室分開；  　　要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術，并要逐步實行微機管理，實現檔案管理現代化。

第二十四條  檔案管理人員應具有中專（或相當中專）以上學歷，經過培訓合格后持證上崗。

第二十五條 轉遞檔案應遵守下列規定：  •；   對轉出的檔案，必須按市勞動保障局統一印制的《職工檔案轉遞通知單》（樣式附后）進行登記，并密封包裝。  •；   對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。  •；   用人單位、勞動就業服務機構收到檔案，經核對無誤后，在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。轉出單位逾期 30 日未收到回執的，應及時追查，以防丟失。《職工檔案轉遞通知單》回執由原檔案管理部門保存 15 年以上。

第二十六條 按檔案行政管理部門的有關規定銷毀檔案時，必須嚴格履行檔案行政管理部門的審批手續。

第二十七條 有下列行為之一的，根據情節輕重，縣以上勞動和社會保障部門、檔案行政管理部門依據《中華任命共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》等有關法律法規給予處罰，造成經濟損失的，依法承擔賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。  •；   不按本《辦法》規定集中管理檔案的；  •；   擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料；  •；   無故扣押職工檔案的；  •；   職工檔案整理、保管、利用、轉遞過程中出現違反本辦法規定，造成檔案丟失或其他嚴重后果的；  •；   拒不按本辦法移交或接受檔案的；  •；   檔案保管部門明知保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；  •；   損毀丟失或者擅自銷毀檔案的。

第二十八條 本辦法由市勞動和社會保障局負責解釋。

第二十九條  本辦法自下發之日起執行。