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第一章
總則
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第一條
為做好企業退休人員社會化管理服務工作，規范街道(鄉鎮)社會保障事務所（以下簡稱社保所）接收、轉移、管理退休人員人事檔案，有效地保護和利用檔案，維護檔案的安全，確保檔案的完整性、準確性和真實性，根據原勞動部、國家檔案局《關于頒發<企業職工檔案管理工作規定>的通知》(勞力字〔1992〕33號)的規定，制定本試行辦法。
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第二條
企業退休人員的人事檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察退休人員的依據，是國家檔案的組成部分。
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第三條
實行社會化管理的企業退休人員人事檔案管理工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理和組織協調下，由市、區（縣）兩級勞動服務管理部門（社會化管理服務機構）領導與指導，實行分類管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
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第四條
企業退休人員人事檔案管理工作，必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密工作的法律、法規和制度。
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第二章
檔案管理機構和職責
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第五條
街道（鄉鎮）社保所是負責對實行社會化管理服務的企業退休人員人事檔案管理的具體業務部門，應指定專人管理企業退休人員的人事檔案。
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第六條
已實行社會化管理的企業退休人員因死亡或依法宣告失蹤或出國不歸者，在社會保險關系自然終止后，其檔案材料繼續由社保所存放于專柜集中保管，不得銷毀或轉移它處。
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第七條
社保所檔案管理職責：
（一）妥善保管退休人員的人事檔案，做好退休人員檔案的安全、保密、保護工作；
（二）收集、整理退休人員檔案材料；
（三）辦理退休人員人事檔案的查閱、借閱和轉遞手續；
（四）登記退休人員材料變動情況；
（五）負責辦理檔案的接收、轉移工作；
（六）出具與檔案材料有關的證明材料；
（七）辦理其它有關事項。
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第三章
檔案的內容
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第八條
企業退休人員人事檔案的內容和分類：
（一）履歷材料；
（二）自傳材料；
（三）鑒定、考核、考察材料；
（四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；
（五）政審材料；
（六）加入中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；
（七）獎勵與評選先進、勞模材料，處分、勞教與刑罰材料；
（八）招用、勞動合同、調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休審批、退職審批等材料；
（九）提供組織參考的材料。
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第四章
檔案的保管條件
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第九條
為確保退休人員人事檔案的絕對安全，各街道（鄉鎮）社保所必須選擇或建立防火、防潮的專門檔案庫（室），配置檔案柜或密集架，檔案庫面積每千卷不少于20—50平方米，并應設置空調、去濕、滅火等設施。
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第十條
檔案庫（室）的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查，保持庫（室）的清潔和庫（室）內適宜的溫度、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45—65％，庫內不準存放無關物品）。
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第十一條
無關人員不得進入檔案庫，檔案庫內嚴禁吸煙，不得明火進入庫房。
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第十二條
各街道（鄉鎮）社保所應設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫（室）、閱檔室和檔案管理人員辦公室，三室分開。不得在庫房內閱檔或辦公。
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第五章
檔案接收、管理、保管
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第十三條
街道（鄉鎮）社保所接收檔案時，以《北京市企業退休人員社會化管理服務檔案移交名冊表》（附件1）和企業移交的檔案材料分類目錄清單為依據，對接收的檔案材料進行現場核對，清點無誤后由接收人簽字。
企業退休人員人事檔案材料不全的，特別是影響退休人員養老金待遇的有關審批表，要求企業補齊；對因各種原因不能補辦的有關審批表，要在辦理移交手續時，由企業專門寫明缺少材料的原因和具體審批表名稱，由企業經辦人簽字并加蓋公章，并由街道（鄉鎮）社保所將企業出具的補充材料放入本人檔案。
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第十四條
街道（鄉鎮）社保所對退休人員進入社會化管理后所形成的或接收的檔案材料要及時收集、整理立卷，保持檔案的完整；檔案室的檔案要分門別類，科學系統地排列，擺放整齊。檔案編號統一采用市技術監督局編發的街道（鎮）編碼加序號，檔案盒側面的位置號應采用不干膠粘貼，以便檔案流動時變更存放位置。
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第十五條
退休人員的人事檔案材料統一使用A4辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
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第十六條
檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準。
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第十七條
嚴禁任何人私自保存本人或他人檔案，或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
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第十八條
退休人員人事檔案的管理部門應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
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第六章
檔案借閱
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第十九條
因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：
（一）因工作需要查閱檔案材料，需持蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位組織、人事部門公章和查閱人姓名、身份的介紹信，方可辦理查閱登記手續。查閱檔案的，不得將檔案材料帶出查閱室。
（二）借閱使用退休人員檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱。檔案除特殊情況外不得借出查閱。如必須借出查閱時，應在介紹信中說明理由，經街道（鄉鎮）社保所領導批準后履行借用登記手續，并在五個工作日內歸還。
（三）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重依法追究其法律責任。
（四）因工作需要從檔案中取證的，須請示街道（鄉鎮）社保所領導，經批準后才能復制辦理并加蓋公章。
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第七章
檔案的轉遞
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第二十條
退休人員實行社會化管理服務的企業（含職介或人才中心），應按照有關規定，對移交的退休人員人事檔案與相關材料進行整理，列出清單并裝訂成冊；持《北京市企業退休人員社會化管理服務檔案移交名冊表》，在辦理轉移社會保險關系手續時，將其檔案轉移至退休人員戶口所在地區縣社會化管理服務機構。
企業不存在的，由退休人員本人持市社保中心社會保險關系轉移通知單，到區（縣）社保經辦機構辦理社會保險關系轉移手續后到區（縣）社會化管理服務機構簽訂《北京市企業退休人員社會化管理服務交接書》（附件2），辦理移交退休人員的人事檔案與相關材料的手續。
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第二十一條
區（縣）社會化管理服務機構，對戶口在本區（縣）的退休人員的人事檔案與相關材料，分別轉移到其戶口所在地街道（鄉鎮）社保所。
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第二十二條
已實行社會化管理服務的企業退休人員因戶口所在地發生變更，需要辦理檔案轉移手續時，須首先辦理社會保險關系轉移手續。
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第二十三條
退休人員持區（縣）社保經辦機構開具的社會保險轉移手續，到區（縣）社會化管理服務機構辦理檔案轉移，由轉出地的區（縣）社會化管理服務機構填寫《北京市企業退休人員社會化管理服務檔案移交名冊表》，在市集中交換時移交轉入地區（縣）社會化管理服務機構；轉入地區（縣）社會化服務管理機構接收后，向轉入地街道（鄉鎮）社保所移交。
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第二十四條
已實行社會化管理服務的企業退休人員其戶口在本區內變更的，檔案由轉出地街道（鄉鎮）社保所出具同意轉移證明，報區（縣）社會化管理服務機構，再由區（縣）社會化管理服務機構向轉入地街道（鄉鎮）社保所移交。
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第二十五條
已實行社會化管理服務的企業退休人員戶口遷移到外省市的，檔案由退休人員遷出地的戶口所在地的街道（鄉鎮）社保所保管。
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第二十六條
街道（鄉鎮）社保所管理的失業人員，在辦理退休審批手續后，檔案由其戶口所在地的街道（鄉鎮）社保所繼續管理。
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第二十七條
企業移交前死亡的退休人員，其檔案由企業保管；注銷企業退休人員，在移交前死亡的，由其上級主管部門保管。
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第二十八條
轉遞檔案應遵守下列規定：
（一）檔案由專人送取，不準郵寄或交本人自帶；
（二）轉出檔案，必須按統一規定的《企業退休人員檔案轉移通知書》（附件3）的項目登記，密封包裝后封口蓋公章；
（三）應轉出的材料，不得扣留或分批轉出；
（四）接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月，轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。
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第八章
證明出具
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第二十九條
證明出具工作由檔案管理人員負責。檔案不在街道（鄉鎮）社保所的退休人員，不屬于街道（鄉鎮）社保所出具證明的范圍。
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第三十條
有關部門規定必須出具的證明，出具的證明內容要嚴格依據檔案材料和基本信息登記表中的相關記錄，而檔案材料和基本信息登記表中沒有相關記錄，應由相關部門出具可資證明。
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第三十一條
出具證明應真實、準確。證明內容經街道（鄉鎮）社保所領導審閱后，加蓋公章。
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第九章
附則
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第三十二條
本試行辦法由市勞動服務管理中心負責解釋。
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第三十三條
《關于企業退休人員檔案夾、檔案盒規格的規定》見附件4。
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第三十四條
本試行辦法自下發之日起執行。各區（縣）勞動服務管理中心（社會化管理服務機構）、街鎮（鄉鎮）社保所可結合實際情況制定實施辦法或細則。
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