標題：	深圳市社會化管理企業退休人員檔案管理暫行辦法              廣東省深圳市
內容：	為貫徹落實深辦發〔2004〕17號和深府辦〔2006〕72號文精神，加強對社會化管理企業退休人員人事檔案的規范管理，根據有關規定，制定本辦法。 一、檔案的交接 企業在移交退休人員人事檔案前，應按有關人事檔案的管理要求，將檔案材料歸類整理、裝袋封口，并在封口處填寫日期加蓋單位騎縫章后再移交。街道勞動保障事務所應按上述規定進行查驗，符合要求的予以接收。 二、檔案的管理 區檔案局負責對轄區社會化管理企業退休人員人事檔案管理工作的業務指導；街道勞動保障事務所負責社會化管理企業退休人員人事檔案的接收、暫存、轉遞工作；區一級企業退休人員人事檔案管理單位負責檔案的保管和提供利用服務。 （一）街道辦事處要建立符合有關標準的專門檔案室，面積按照每千卷不少于10平方米的標準安排，統一使用檔案柜，配備正式工作人員專人管理。工作制度要上墻，加強安全保密工作，防止檔案的遺失和泄密。強化檔案管理中的"九防"措施，以防事故的發生。 街道勞動保障事務所要按有關規定認真履行人事檔案管理的工作職責，街道一級原則上不提供檔案的利用服務。接檔后不拆封，用全市統一的《深圳市企業移交社會化管理服務退休人員人事檔案袋》封存，按要求用黑墨水筆填寫封面的內容，在封口處填寫接檔日期，用街道勞動保障事務所的專用章蓋騎縫章，并開具《深圳市企業退休人員社會化管理檔案收件回執》。 街道勞動保障事務所按各區規定的期限將退休人員人事檔案轉遞到區一級指定存放的檔案保管單位。人事檔案一般在街道存放不應超過一個月，如企業一次性移交批量大，應及時轉遞到區一級存放點保管。 （二）區一級企業退休人員檔案管理單位要按照國家《檔案法》、《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》的規定，做好企業退休人員人事檔案的保存和管理，并做好轄區內街道一級檔案接收人員的業務培訓指導工作，及企業退休人員人事檔案的保管、統計和利用服務工作。 三、檔案的轉遞 社會化管理企業退休人員人事檔案的轉遞，要按機要交通規定來完成，一般由專人專車取送，并做好審查、清點、登記、簽收等工作，以備查考。 四、檔案的利用 退休人員及親屬不允許查閱、借出其本人的人事檔案。單位因工作需要查閱、借用檔案的，查閱人或借檔人與檔案管理人員應對檔案材料進行認真清點登記，并雙方簽字確認后方可查閱、借用。 （一）因工作需要查閱退休人員檔案，須憑單位介紹信，經檔案管理單位負責人批準后，填寫查閱登記表，由管理人員取出檔案后在閱檔室查閱。 （二）退休人員檔案一般不準借出，特殊情況憑單位介紹信和借閱報告，經檔案管理單位負責人批準，嚴格履行有關手續后方可借出，并限期歸還。借檔人歸還檔案時，管理人員要當場進行審查核對，如發現問題須立即追查并報告領導，積極采取措施減少損失。 （三）經檔案管理單位負責人批準抄錄、復制、復印的材料，由管理人員核實無誤后，加蓋檔案證明專用章和"經核實與原件相符"印章。 （四）各區企業退休人員檔案管理單位應制定檔案查閱、外借管理制度。查閱、外借檔案必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分；觸犯法律的，追究其法律責任。 五、檔案的保密 （一）檔案工作人員必須嚴格執行《檔案法》和《保密法》，在公共場所不得隨意談論檔案中有關機密事項。 （二）任何人不得擅自攜帶檔案外出或到家中翻閱。 （三）檔案工作人員必須嚴守保密制度，不得和親友或無關人員泄密檔案機密。 （四）未經有關領導批準任何人不得擅自復印或拍照檔案。 （五）一旦發現泄露現象或檔案被盜、丟失，檔案工作人員應立即向上級有關部門進行匯報，并主動提供線索，采取措施及時挽回損失。
附件：	附件1： 企業退休人員檔案管理單位工作職責 一、接收、鑒別、整理、保管企業退休人員人事檔案。 二、辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞手續。 三、為有關部門提供社會化管理的企業退休人員情況。 四、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。 五、辦理其它涉及檔案的有關事項。 附件2： 檔案庫管理工作人員的崗位職責 一、堅持四項基本原則，積極宣傳貫徹執行《檔案法》。 二、嚴格執行《檔案法》和《保密法》，防止檔案的損失，鉆研本職業務，把檔案的自然損壞率降到最低限度。 三、不定期對檔案進行檢查，發現問題及時向上級匯報，采取補救措施，確保檔案的完整無損。 四、做好檔案統計，及時、準確地對收進、轉出等情況進行統計，年終進行檔案的全面檢查統計。 五、嚴格落實檔案管理防盜、防火、防盜、防塵、防霉、防蟲、防光、防鼠的"七防"措施，防止一切事故發生。 六、保持庫內環境整潔，堅持日擦拭、周掃除、月清潔的衛生制度。 附件3： 檔案保管制度 一、檔案庫內的檔案要分門別類，科學系統地排列，擺放整齊，檔案編號統一，以便檔案流動利用管理。 二、每季對檔案進行一次全面檢查，認真做好登記，發現問題及時向領導匯報，解決并采取補救措施，確保檔案的完整無損。 三、努力學習和改進檔案的保護技術，對損壞和字跡退色的檔案，及時進行修補和復制。 四、檔案裝具質量必須符合檔案保管要求，不得隨意使用偽劣的檔案裝具。 五、檔案人員調動時，認真細致的做好檔案移交工作，有完備的移交手續，交接時逐卷校對，發現問題分清責任，逐級上報。 附件4： 檔案保密制度 一、檔案工作人員必須嚴格執行《檔案法》和《保密法》，在公共場所不能隨意談論檔案中有關機密事項。 二、任何人不得擅自攜帶檔案外出或到家中翻閱。 三、檔案工作人員必須嚴守保密制度，不得和親友或無關人員泄漏檔案機密。 四、未經領導批準任何人不得擅自復印或拍照檔案。 五、一旦發現泄密現象或檔案被盜，損壞，檔案工作人員應立即向領導進行匯報，并主動提供線索，采取措施及時挽回損失。 附件5： 檔案的鑒定銷毀制度 一、定期對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀，未經鑒定和批準一律不準銷毀任何檔案。 二、鑒定檔案必須由檔案部門和有關部門組成鑒定小組，共同進行鑒定和提出存毀意見。 三、對確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊一式兩份，寫出書面報告，經檔案主管部門批準方可銷毀。 四、對批準銷毀的檔案，除特殊情況外，一般應緩期一年執行，銷毀時應指定兩人負責監銷，防止檔案損失和泄密，銷毀人要在銷毀清冊上簽名，并注明"已銷毀"字樣和銷毀日期。 五、銷毀清冊要作為永久案卷保存。 附件6： 檔案庫房管理規定 一、檔案庫房必須由專人負責管理，庫房及柜架鑰匙由專人保管。 二、非本室工作人員未經允許不得進入庫房。凡來訪人員，須經領導批準，并由本室人員陪同，方可入庫。 三、庫房管理人員必須做到人離門鎖，每天下班前進行一次全面檢查；節、假日要將庫門貼上封條。 四、庫房管理人員必須按規定使用空調機、抽濕機及消防監控、報警器等庫房設備、設施，并定期檢查，維護設備設施的完好。 五、庫房管理人員要做好檔案防護工作，按時換放防蟲、防霉藥劑；聲像檔案庫嚴禁帶入磁性物體。 六、庫房內不得吸煙、喝水、存放食物。 七、庫房管理人員必須按時做好庫內溫濕度的測記、統計和調節、控制工作。每季度統計、分析一次。及時調節溫、濕度，將溫度控制在14－24℃±2℃，相對濕度控制在45－60％±5％。 八、庫房內要有檔案存放位置示意圖，柜架上要有檢索標記，調閱檔案須使用調卷卡，閱卷完畢后及時歸還原處。 九、庫區必須保持整潔、安靜，不堆放雜物，不大聲喧嘩。進入庫區必須穿上工作服，換上拖鞋。每周打掃一次衛生。