第一章 總   則

第一條 為加強職工檔案管理的制度化、科學化、規(guī)范化，更好地為勞動保障工作和經(jīng)濟建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本規(guī)定。

第二條 職工檔案是指用人單位在招聘、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用職工等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

第三條 職工檔案工作，由勞動保障行政部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

第四條 在職工檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度，確保職工檔案的完整與安全。

第二章 機構和職責

第五條 各地勞動保障部門必須成立管理職工檔案的專門機構（檔案室），由勞動工資科具體實施，規(guī)定職責，配備專職人員。所屬地域的用人單位職工檔案必須交勞動保障部門集中管理。

第六條 本市境內(nèi)的各類用人單位，包括國有企業(yè)、集體企業(yè)、三資企業(yè)、股份合作制企業(yè)、民營企業(yè)，實行企業(yè)化管理的事業(yè)單位、個體經(jīng)濟組織均按本辦法執(zhí)行。

第七條 職工死亡后，其檔案由勞動保障部門保存五年后，移交同級檔案管理部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由勞動保障部門按規(guī)定向同級檔案館移交。

第八條 職工檔案管理部門的職責：    （一）集中管理職工檔案；    （二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；    （三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；    （四）登記職工工作變動情況；    （五）為有關部門提供職工信息情況；    （六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；    （七）定期向檔案館移交檔案。    （八）辦理其它有關事項。

第三章 職工檔案的內(nèi)容

第九條 職工檔案材料的分類與歸檔：    （一）履歷材料；    （二）自傳材料；    （三）鑒定、考核、考察材料；    （四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；    （五）政審材料；    （六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；    （七）獎勵材料；    （八）處分材料；    （九）招用、勞動合同、調(diào)動、解除（終止）勞動合同書、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；    （十）其他可供組織參考的材料。

第四章 檔案的收集、保管和銷毀

第十條 職工所在用人單位的負責勞動（組織人事）的人員在對職工進行考察、考核、評聘、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，移交所在地職工檔案管理機構進行系統(tǒng)整理立卷，保證檔案的齊全完整。

第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十二條 職工檔案材料統(tǒng)一使用規(guī)范辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。

第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格必須使用符合檔案要求，實行統(tǒng)一的規(guī)范標準。

第十五條 職工檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

第十六條 要不斷地改進職工檔案的保管和保護技術，實行微機化管理，建立全市職工檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第十七條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第十八條 職工檔案管理部門應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

第五章 檔案的提供利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定： （一）查閱檔案應到勞動保障部門辦理檔案查閱證，未辦理的應持蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。 （二）查閱、使用職工檔案的單位，應派專職人員到勞動保障部門查閱室查閱。 （三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理工作人員批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。 （四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。 （五）各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分或追究法律責任。 （六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能辦理復制。

第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十條 用人單位職工調(diào)動、辭職、解除（終止）勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動保障（組織人事）部門。

第二十一條 轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：   （一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。   （二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。   （三）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。   （四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

第七章 附 則

第二十二條 本規(guī)定由勞動保障部門負責解釋。

第二十三條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各縣、市、區(qū)可結(jié)合本地實際情況制定實施辦法或細則。