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為嚴格管理企業退休人員檔案，便于企業退休人員待遇調整，推進企業退休人員社會化管理服務工作開展，根據中辦發【2003】16號、內黨辦發【2003】18號文件精神，特制定企業退休人員檔案管理制度。
一、企業退休人員人事檔案管理權限
企業參保退休人員（含遺屬人員）人事檔案按照統籌層次、集中統一、因地制宜原則，實行由社會保險經辦機構、街道勞動保障事務所和委托企業管理三種辦法，參加自治區統籌企業退休人員檔案由自治區社保局委托企業集中管理，待條件具備后，逐步過渡到社保經辦機構管理。
二、檔案管理經費
各地社會保險經辦機構要與當地財政部門、發改委等有關部門積極協調，確定企業參保退休人員（含遺屬人員）人事檔案管理經費來源及經費標準，確保退休人員檔案管理工作正常開展。
三、檔案管理工作人員職責
（一）主管領導工作職責
1、主管檔案管理部門工作，并兼任檔案工作領導小組組長，負責檔案管理的組織領導工作。
2、審定檔案管理各項規章制度，并監督貫徹執行。
3、解決工作中遇到的實際困難，對工作中涉及到人財物等重大問題，要提交辦公會研究。
4、對工作人員定期組織培訓。
（二）檔案管理人員工作職責
1、負責檔案的日常管理工作，做好檔案移交、接收，各項手續要完備。
2、做好檔案的防火、防盜、防水、防光、防蛀等各項日常維護工作。
3、負責檔案的排列編號和目錄編制及微機錄入工作。
4、負責檔案的利用工作。凡利用檔案的單位和個人都要出具相應證明并進行登記備案。
（三）檔案管理人員工作守則
1、堅持四項基本原則，嚴守黨和國家機密; 檔案管理工作中嚴禁失密、泄密。
2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，不斷提高業務和工作能力。
3、按歸檔范圍要求認真開展檔案資料的收集、整理、分類、立卷工作。
4、嚴格執行歸檔制度，履行移交手續，對歸檔和保管的案卷做好目錄、索引的編制工作。
5、認真做好檔案的鑒定、銷毀工作，嚴格履行鑒定制度和銷毀手續。
6、積極做好檔案的統計和信息利用工作。
7、檔案管理實行專人管理，并實行崗前專業培訓，持證上崗。
8、建立檔案管理達標體系，升級達標工作與地方擋案局聯系，并列入目標管理范圍。
三、檔案管理規章制度
（一）檔案接收管理制度
1、檔案的接收、保存、銷毀要手續齊全，做到增減有據，數字準確，確保檔案安全。企業新退休人員的檔案要從批準退休之日起移交給社會保險經辦機構檔案管理部門。
2、每年年末要對庫存檔案進行一次清點校對，做到帳物相符。
3、使用后的檔案要認真檢查后放回庫房，非檔案管理人員不得隨便進入庫房。
4、庫房要有檔案存放位置索引，做到存放科學、管理有序。
5、檔案內容不得私自涂改、抽取或偽造，不得擅自處理或銷毀。
6、管理人員因工作調動時，應做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接。
（二）檔案填寫保護制度
1、檔案目錄用鋼筆或碳素筆填寫，字跡要端正、清晰。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。檔案資料采用活頁存檔，禁用漿糊、膠水粘貼，裁剪整齊裝入統一制作的檔案盒（檔案盒外形尺寸長310mm、寬220mm、厚20mm也可以根據需要設置其他尺寸的厚度，檔案盒版面字體、邊框為深藍色，社保標識為紅色），為實行電子化管理做好先期準備。
2、建立堅固的符合“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫）標準的專用檔案庫房。并配備鐵質的檔案箱、柜、密集架。檔案庫房內的空調、去濕、滅火的各項設施要齊全，庫房和檔案柜（架）指定專人管理。管理檔案數量在1000卷以上的要做到庫房、閱檔、辦公三室分開。
3、檔案庫房和閱覽室內要保持清潔、衛生、溫度要控制在攝氏14 ℃-24℃，相對濕度要控制在45％-65％，嚴禁在檔案室內吸煙和放置易燃易爆等危及妨礙檔案安全的物品。
4、檔案管理要配置自治區社會保險局指定專門的檔案軟件系統，實行微機化管理。
（三）檔案保密制度
1、檔案管理人員必須遵守國家保密工作法規，貫徹執行保密工作的方針政策。
2、檔案內容不準外傳，未經批準不準私抄檔案內容，不準將檔案借給無關人員，不準無關人員進入庫房。
3、為確保檔案安全，檔案應設有安全防范措施，工作人員下班后，檔案必須入柜，檔案柜平時上鎖。
4、需銷毀的檔案，要填清銷毀材料的名稱、原因和時間，經領導批準后，指定專人監銷。
5、發生丟失檔案資料或泄密情況時，要及時向主管領導報告，不準隱藏或瞞報。
（四）檔案借閱制度
1、本單位工作人員因工作需要查閱檔案時，應先登記、后查閱。
2、外單位或本人查閱檔案、資料者，必須持有介紹信、工作證或身份證。經檔案管理負責人同意，方可辦理查閱手續。如需摘抄或復制，要經主管領導批準，核對后加蓋印章。
3、檔案、資料只能在室內查閱，如特殊情況需要借出時，須經主管領導批準后，檔案管理部門要留存單位介紹信、借閱人身份證復印件并清點目錄內容，封存蓋章后才能借出，要求按期歸還，不得遺失。
4、借、查閱檔案時，應注意愛護，嚴禁涂改銷毀、拆卸調換。
5、歸還檔案時，須經檢查清點清楚，并填寫借閱利用效果登記簿核對無誤后，檔案放回原處。 |